IT・SaaS
問い合わせ後の追客漏れを解消し、商談化率が2.1倍に
営業2名体制のSaaS企業における追客の仕組み化と成果
企業概要
業種
IT・SaaS（クラウド型業務管理ツール）
従業員数
約15名
営業体制
営業担当2名
課題の背景
月間問い合わせ約30件に対し、初動対応の遅れと追客の属人化により商談化率が低迷
※ 企業名は守秘義務により非公開
課題
- 問い合わせ後の初動対応が翌営業日になることが常態化し、見込み客の熱が冷めていた
- 追客が個人の記憶とExcel管理に依存しており、対応漏れが頻発していた
- 営業2名で月間30件の問い合わせに対応しきれず、見込み客の離脱が多発していた
- 商談化率は約12%と業界平均を下回り、営業効率が著しく低迷していた
主な悪影響： 月間営業機会の損失、営業チームの離職、新規獲得コストの増加
実施施策
1. 問い合わせ受付時の自動返信メール設計・導入
問い合わせフォーム送信直後に自動返信メールを配信。見込み客への即座な対応と営業チームへの自動通知を実現しました。
2. 事前ヒアリングフォームによる見込み度の自動判定
問い合わせフォームに見込み度を判定するための質問を追加。回答内容に基づいて、自動的に優先度を振り分ける仕組みを構築しました。
3. 温度別のステップ配信シナリオ設計
見込み客の温度に応じて異なるメールシナリオを設計。段階的な情報提供で、見込み客を商談へと導くステップを整備しました。
4. 商談化までの追客フローを標準化しマニュアル化
営業2名が同じフローで対応できるようにマニュアルを作成。属人性を排除し、誰が対応しても同じクオリティを提供できる体制を実現しました。
改善内容と成果
指標
改善前
改善後
改善率
初動対応時間
平均8時間
15分以内（自動返信）
98%削減
商談化率
12%
25%
2.1倍
月間商談数
3.6件
7.5件
1.5倍増
営業工数
追客に月60時間
追客に月42時間
30%削減
主な成果ポイント
- 初動対応の自動化により、見込み客の初期接触率が向上
- ステップ配信による段階的なアプローチで、商談化率が大幅改善
- 営業工数が削減され、高度な営業活動に時間を割くことが可能に
- 追客の標準化により、営業担当者間のパフォーマンスが均等化
支援のポイント
シンプルで導入しやすい仕組み
高額なMAツールではなく、既存のメール配信ツールを活用。営業担当2名でも運用できるシンプルな仕組みを設計しました。
即効性と持続性のバランス
初期設定で即座に成果が出るよう工夫し、同時に改善サイクルを回せる体制を構築。数値計測の仕組みを最初から組み込みました。
営業チームとの密な連携
導入前後で営業担当者の意見を丁寧にヒアリング。現場の課題を反映した、実用的なフローを構築することが成功の鍵でした。